Çalışan, iş seyahatine çıkmadan önce seyahatin onaylanması için gerekli bilgileri içeren bir seyahat gezi formu örneği talep formu göndermelidir. Form aynı zamanda tahmini bir bütçeyi de içerir. Ancak masraflar, iş gezisi bittikten sonra sunulan detaylı bir rapor olan seyahat masrafları raporuna istinaden karşılanır.

Gezi Formu Örneği

İş için seyahat, çoğu şirketin ihtiyaç duyduğu bir şeydir. Ancak bir iş gezisine çıkmadan önce, çalışanın seyahat için onay alması gerekir. Gezi formu örneği, şirketin seyahat politikasına uygundur ve şirketten şirkete farklılık gösterebilir. Ancak form, çalışan bilgileri, seyahat amacı, tahmini masraflar ve amir onayı gibi önemli bilgileri içermelidir. Çalışan hakkında bilgi – Form, çalışanın adı, şirketteki konumu, departman ve daha fazlası gibi ilgili tüm verileri içermelidir. Seyahatle ilgili bilgiler – Form, seyahatin varış yerini ve çalışanın işten kaçacağı süreyi içermelidir. Seyahat döneminin kesin tarihlerini bilmek de önemlidir. Seyahatin amacı – Çoğu şirket, seyahatin tam gerekçesini ve kısa bir gerekçe ister. Çalışan, yolculuğun neden şirketin çıkarına olduğunu ve bundan ne gibi faydalar sağlanacağını gerekçelendirmelidir. Tahmini bir bütçe – Genellikle çalışanlar seyahat masraflarını tahmin edebilir ve çoğuna peşin ödeme yapılır. Seyahat amacına bağlı olarak, ücretler arasında uçak ve tren biletleri, benzin ve araba ile ilgili vergiler, yemek ve otel ücretleri, fuar ve konferanslara giriş ücretleri veya eğitim ücretleri ve eğitim sırasında konaklama yer alabilir. Dönüşte, çalışan bir Çalışan Harcama Raporu sunacak ve iş seyahati sırasında yapılan tüm harcamalar için makbuz ve fatura sağlayacaktır.

İmzalar bir seyahat talep formunun veya gezi formu örneği bir yönetici veya süpervizör tarafından onaylanması gerekir. Ayrıca çalışanın imzasını ve onay tarihini de içermelidir. Gezi formları özellikle izin alanlarında ve gerekli ilgili alanlarda kullanılır.